「朝出社して、溜まったメールを返信していたら午前中が終わってしまった……」
「丁寧な文面を考えすぎて、1通のメールに何分もかかってしまう」
ビジネスパーソンにとって、メール対応は避けては通れない業務です。
しかし、本来やるべき企画や制作、営業活動といった「生産的な仕事」の時間を、メール返信という「事務作業」に奪われてしまっては本末転倒です。
実は、メールが早い人はタイピングが速いわけではありません。
「打つ文字数を極限まで減らす仕組み」を作っているのです。
この記事では、今日からすぐに設定できる「単語登録（辞書登録）」の活用例と、メール作成時間を半分以下にするためのテクニックをご紹介します。
Contents
なぜメール作成に時間がかかるのか？
メールに時間がかかる主な原因は、以下の2点です。
- 毎回ゼロから文章を考えている（「お世話になっております」から手打ちしている）
- 変換ミスを修正している（「宜しく」を「夜露死苦」のような変換ミスをして直すなど）
これらを解消する最強のツールが、PCやスマホに標準搭載されている「単語登録（ユーザー辞書）」機能です。
【即実践】これだけは登録しておきたい「時短単語登録」リスト
単語登録とは、「よろ」と打つだけで「よろしくお願いいたします。」と変換されるように設定する機能です。
まだ活用していない方のために、今すぐ登録すべき「鉄板リスト」をご紹介します。
挨拶・定型句
- おせ → お世話になっております。
- いつも → いつもお世話になっております。
- よろ → よろしくお願いいたします。
- あり → ありがとうございます。
- ごへん → ご返信ありがとうございます。
- おつ → お疲れ様です。
- はや → 早速のご連絡ありがとうございます。
結びの言葉
- いじょう → 以上、よろしくお願いいたします。
- ごた → ご多忙の折恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。
- ごめ → ご面倒をおかけしますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
- ふめ → ご不明な点がございましたら、お気軽にお申し付けください。
自分の情報・固有名詞
- じしゃ → 株式会社〇〇 営業部の山田です。
- じゅう → 東京都〇〇区〇〇1-2-3（自分の会社の住所）
- めあ → yamada@example.co.jp（自分のメールアドレス）
- でん → 03-1234-5678（自分の電話番号）
- とう → 当社サービス「〇〇（正式名称）」
このように、よく使うフレーズを2〜3文字の「読み」で登録しておくだけで、タイピング量は10分の1以下になります。
また、登録された文章は誤字脱字がないため、確認や修正の手間も省けます。
場面別テンプレート（ひな形）を用意する
単語登録だけでなく、ある程度まとまった文章も「署名機能」や「テンプレート機能」を使って保存しておきましょう。
ビジネスメールのパターンの8割は、以下の5つでカバーできます。
1. 日程調整の依頼
候補日を空欄にしたテンプレートを用意しておきます。
件名：お打ち合わせ日程のご相談
〇〇様
いつもお世話になっております。
株式会社〇〇の山田です。標記の件、お打ち合わせのお時間を頂戴したく存じます。
以下の日程でご都合の良い日時はございますでしょうか。・〇月〇日（月）10:00～17:00
・〇月〇日（水）13:00～15:00
・〇月〇日（金）全日可能上記以外でも調整可能ですので、ご提示いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
2. 資料送付の連絡
パスワードの送付などもセットにしておくと便利です。
3. お礼メール（商談後・会食後）
基本の型を作っておき、その日の具体的な話題を一行加えるだけで完成するようにします。
4. 催促メール
返信が来ない時に角を立てずに催促する文面は、考えるのに精神力を使います。冷静なテンプレートを作っておけば、感情的にならずに送信できます。
5. 断りメール
お誘いや提案を断る際の「クッション言葉（心苦しいのですが、あいにくですが）」を含んだ丁寧な文面を用意しておきます。
メール処理をさらに速くする「3つのルール」
入力スピードを上げる以外にも、メール処理自体を効率化するルールがあります。
1. 「見た瞬間」に返す（2分ルール）
「あとで返そう」と既読のまま放置するのが一番のロスです。
後で返すためには、もう一度メールを開き、内容を思い出す時間が必要になるからです。
「2分以内で返せる内容は、その場で即レスする」。これを徹底するだけで、未読メールの山は消えます。
2. 件名を書き換える
「Re: 相談」のような件名が続くと、後で検索する時に大変です。
返信する際は、「Re: 相談」を「【日程確定】プロジェクトAの件（Re: 相談）」のように、内容がわかるように書き換えましょう。
これは相手への配慮でもあり、結果的に相手からの返信も早くなります。
3. 辞書登録は「育てていく」もの
メールを打っていて「あ、このフレーズ昨日も打ったな」と思ったら、その場ですぐに辞書登録してください。
初期設定には少し時間がかかりますが、1週間もすれば「自分専用の最強の辞書」が出来上がります。
まとめ：時間は「作る」もの
メール返信の時間を短縮することは、単なる手抜きではありません。
事務的な作業を効率化し、あなたが本来発揮すべきクリエイティブな能力や、顧客との対話に時間を使うための「攻めの姿勢」です。
まずは今日、よく使うフレーズを5つだけ辞書登録してみてください。
その快適さを一度味わえば、もう元の入力方法には戻れなくなるはずです。
